Los componentes de la Estrategia de Gobierno en línea se derivan de la evolución de las "Fases de Gobierno en línea" contempladas en el Decreto 1151 de 2008, y se adiciona un nuevo componente que contempla temas y actividades transversales, así:
Elementos Transversales
Comprende las actividades que deben implementar las entidades para conocer sus diferentes grupos de usuarios, identificar sus necesidades e investigar permanentemente sobre los cambios en las tendencias de comportamiento, para aplicar este conocimiento a sus diferentes momentos de interacción.
De igual forma, se promueve que las entidades cuenten con una caracterización actualizada de la infraestructura tecnológica y establezcan un plan de ajuste permanente.
En este componente también se describen actividades orientadas a que cada entidad cuente con una política de seguridad que es aplicada de forma transversal y mejorada constantemente, y a que se garantice la incorporación del Gobierno en línea como parte de la cultura organizacional y elemento de soporte en sus actividades misionales.
Para alcanzar los objetivos de este componente, las entidades deberán desarrollar las siguientes actividades:
- Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en línea.
- Centrar la atención en el usuario.
- Implementar un sistema de gestión de Tecnologías de Información.
- Implementar un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI).
Información en línea
Comprende todas las actividades a desarrollar de tal manera que las entidades dispongan, para los diferentes tipos de usuarios, de un acceso electrónico a toda la información relativa a su misión, planeación estratégica, trámites y servicios, espacios de interacción, ejecución presupuestal, funcionamiento, inversión, estructura organizacional, datos de contacto, normatividad relacionada, novedades y contratación, observando las reservas constitucionales y de Ley, cumpliendo todos los requisitos de calidad, disponibilidad, accesibilidad, estándares de seguridad y dispuesta de forma tal que sea fácil de ubicar, utilizar y reutilizar.
Las actividades de este componente están concentradas principalmente en dos aspectos:
- Publicación de información.
- Publicación de datos abiertos.
Interacción en línea
Comprende todas las actividades necesarias para que las entidades habiliten herramientas de comunicación de doble vía entre los servidores públicos, organizaciones, ciudadanos y empresas.
Igualmente, este componente promueve la habilitación de servicios de consulta en línea y de otros mecanismos que acerquen a los usuarios a la administración pública, que les permitan contactarla y hacer uso de la información que proveen las entidades por medios electrónicos.
Las actividades están concentradas en dos aspectos:
- Habilitar espacios electrónicos para interponer peticiones.
- Habilitar espacios de interacción.
Transacción en línea
Comprende todas las actividades indispensables para que las entidades dispongan sus trámites y servicios para los diferentes tipos de usuarios, los cuales podrán gestionarse por diversos canales electrónicos, permitiéndoles realizar desde la solicitud hasta la obtención del producto, sin necesidad de aportar documentos que reposen en cualquier otra entidad pública o privada que cumpla funciones públicas.
Lo anterior se lleva a cabo haciendo uso de autenticación electrónica, firmas electrónicas y digitales, estampado cronológico, notificación electrónica, pago por medios electrónicos y actos administrativos electrónicos.
La actividad que las entidades deben realizar para dar cumplimiento al Componente de Transacción en línea está relacionada principalmente con la posibilidad del ciudadano de realizar trámites y servicios en línea, lo cual implica:
- Formularios para descarga y/o diligenciamiento en línea.
- Expedición en línea de certificaciones y constancias.
- Automatización de trámites y servicios.
- Ventanillas Únicas Virtuales.
- Pagos en línea.
- Uso de firmas electrónicas y digitales, entre otros.
Transformación
Comprende todas las actividades necesarias para que las entidades realicen cambios en la manera de operar, para eliminar límites entre sus dependencias y con otras entidades públicas, intercambiando información por medios electrónicos haciendo uso del lenguaje común de intercambio de información, liderando o participando en cadenas de trámites en línea. Asimismo, establece las pautas para que la entidad automatice sus procesos y procedimientos internos e incorpore la política de Cero Papel.
Las actividades se clasifican en dos grupos:
- Actividades para hacer uso de medios electrónicos en procesos y procedimientos internos.
- Actividades para intercambiar información entre entidades.
Democracia en línea
Comprende todas las actividades indispensables para que las entidades creen un ambiente para empoderar a los ciudadanos e involucrarlos en el proceso de toma de decisiones. Con estas actividades se propicia que el ciudadano participe activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado totalmente integrado en línea.
Igualmente, se promueve que las entidades públicas incentiven a la ciudadanía a contribuir en la construcción y seguimiento de políticas, planes, programas, proyectos, toma de decisiones, control social y solución de problemas que involucren a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía.
Este componente establece las indicaciones para que las entidades lleven a cabo sus ejercicios de participación en línea a través de un proceso ordenado y de realimentación permanente tanto al interior, como hacia sus ciudadanos y/o usuarios.
Son 4 los grupos de actividades de democracia en línea que se desarrollan en este componente:
- Definir la estrategia de participación.
- Construir de forma participativa las políticas y planeación estratégica.
- Abrir espacios para el control social.
- Abrir espacios de innovación abierta.
