Todos los proyectos desarrollados por las entidades públicas que incorporan el uso y aprovechamiento de las TIC, deben aplicar los siguientes lineamientos de los Componentes TIC para el Estado y TIC para la Sociedad, para garantizar un uso eficiente y efectivo de la tecnología:

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1. ASEGURE LA GENERACIÓN DE VALOR PARA LA ENTIDAD Y LOS USUARIOS

la tecnología para resolver necesidades y no por que debe cumplir

La entidad debe garantizar que el proyecto o iniciativa a desarrollar tiene como finalidad la solución de una problemática o necesidad concreta, realiza análisis de datos e información para entender las necesidades, busca la aplicación de métodos o herramientas de innovación e implementa lineamientos y buenas prácticas para lograr que la inversión en tecnología sea efectiva. Para ello, debe implementar los siguientes lineamientos:

Identifique el problema o necesidad y los actores relacionados con el proyecto

Antes de diseñar y desarrollar un proyecto que incorpore el uso de la tecnología, la entidad debe preguntarse ¿Cuál es la necesidad o problemática concreta que se quiere resolver? ¿Cómo el uso de la tecnología apoya o provee la solución a la problemática o necesidad identificada? ¿Quiénes son los actores relevantes que están relacionados con el proyecto o iniciativa planteada? ¿Cuáles son sus características, intereses, necesidades, posibilidades y limitaciones?

Para identificar los actores involucrados en el proyecto, existen diferentes técnicas. Una de ellas es a través del análisis de los siguientes elementos:

  • Están siendo o podrían verse afectados por el problema
  • Podrían ser afectados por la propuesta de solución del problema presentado por el grupo
  • No están siendo directamente afectados, pero podrían tener interés en la
    propuesta
  • Poseen información, experiencia o recursos necesarios para formular e implementar la solución que se desea
  • Son necesarios para la adopción e implementación de la solución
  • Consideran que tienen derecho a estar involucrados en las decisiones relacionadas con el problema y la propuesta

Existen diferentes técnicas para identificar las características y necesidades de los actores como observación en campo, entrevistas individuales, grupos focales, encuestas, paneles de expertos, reuniones con grupos de interés, inmersión o co- diseño.
Aplique este u otro tipo de técnicas que le permitan identificar los problemas y necesidades a solucionar a través del proyecto. De manera específica, la Guía de Caracterización de Usuarios (Secretaría de Transparencia, 2018)10 proporciona lineamientos para identificar las particularidades (características, necesidades, intereses, expectativas y preferencias) de los ciudadanos, usuarios o interesados con los cuales interactúa una entidad. Consúltela en el sitio web de la Secretaría de Transparencia.

Identifique y analice información y datos proactivamente

Haga uso de herramientas tecnológicas como plataformas en línea, o soluciones de analítica de datos, para recolectar y analizar datos e información relevante para el diseño y desarrollo de productos o servicios, de manera que la entidad pueda anticiparse a las necesidades e intereses de ciudadanos, usuarios y grupos de interés.

Evalúe la aplicación de metodologías de innovación

Establezca si para el desarrollo del proyecto se requiere la aplicación de metodologías de innovación. Esto se identifica fácilmente cuando una solución que ha sido usada tradicionalmente, no ha logrado resolver la problemática o necesidad identificada o colmar las expectativas y requerimientos de los usuarios. En este caso, use instrumentos cómo la Cartilla COCREAR (MinTIC, 2018)11 del Centro de Innovación Pública Digital o la Guía de Innovación Abierta (MinTIC, 2018).

Aplique directrices de inversión inteligente

Todas las decisiones de inversión en T.I. deben obedecer a criterios de costo/beneficio, utilidad, calidad, necesidad de modernización tecnológica y evaluación a partir de criterios técnicos, financieros, funcionales y de riesgos. Para ello, aplique cualquier metodología para evaluar alternativas de inversión en TI.

2. CUENTE CON LA PARTICIPACIÓN DE TODOS

Aplique el valor de trabajar en Equipo

La entidad debe garantizar que el proyecto o iniciativa a desarrollar, cuenta con la participación de todas las dependencias y actores externos que están relacionados con la temática que aborda el proyecto. El desarrollo de acciones de diferentes dependencias, por la alta dirección y por otras entidades y actores de la sociedad, es fundamental para garantizar el éxito de los proyectos que usan TIC. En este sentido, la entidad debe implementar los siguientes lineamientos:

Asegure el respaldo de la alta dirección

La entidad debe garantizar que el proyecto cuenta con el aval y respaldo de la alta dirección, tales como el representante legal y los cargos directivos de las dependencias involucradas en el proyecto. Esto se logra en la medida en que el proyecto aporte al logro de las metas y objetivos estratégicos definidos por la entidad y que resuelva las necesidades de los usuarios. El respaldo de la alta dirección implica asignación de recursos económicos, técnicos y humanos, la toma de decisiones a nivel del Comité de Gestión y Desempeño Institucional, así como la inclusión de estas iniciativas en los planes de acción y presupuesto del área que lo lidera.

Genere integración y colaboración entre todas las áreas responsables

El desarrollo del proyecto requiere la participación de las diferentes áreas de la entidad que están relacionadas con las temáticas del proyecto. Las oficinas de tecnologías, sistemas o informática tienen un rol de articulador en los proyectos de TIC, para hacer seguimiento y prestar soporte a las aplicaciones y soluciones tecnológicas. Las áreas funcionales son responsables de la lógica funcional y de procesos del proyecto.

Busque colaboración con otras entidades

A menudo los proyectos que hacen uso de TIC, también implican la participación de otras entidades con las que se comparte, se consume o se intercambia información. Por ello, como resultado del ejercicio de identificación de actores relacionados con el proyecto, la entidad debe tener claridad sobre la relación, intereses, necesidades y aportes que otras entidades públicas tienen sobre el proyecto. Identifique y vincule estos actores desde la fase de diseño del proyecto y asegúrese de cumplir con sus necesidades y expectativas.

Por otra parte, la entidad debe buscar sinergia y articulación con otras entidades públicas que vengan desarrollando proyectos o iniciativas similares, a través de mecanismos de trabajo colaborativo o alianzas o que permitan conocer factores críticos de éxito y lecciones aprendidas. Con ello se logran procesos de aprendizaje más efectivos, se evitan reprocesos, se aprovechan recursos y se reducen tiempos de ejecución, aprovechando la experiencia y las capacidades de otros equipos de trabajo.

Identifique el líder del proyecto y cuente con equipos multidisciplinarios

El proyecto debe ser liderado por un profesional de la entidad, que tenga la capacidad de asignar tareas, recursos, tomar decisiones, y en general, ser el responsable del éxito o del fracaso del proyecto y asegurar que éste cumple con las necesidades y expectativas de los usuarios. Se recomienda la asignación de un equipo multidisciplinario que participe en el diseño, construcción, e implementación, pruebas y operación del proyecto.

Establezca alianzas entre diferentes actores

La entidad debe identificar actores externos que pueden impulsar el desarrollo del proyecto a través de alianzas o acuerdos, entre otros esquemas de colaboración. Estos actores pueden generar aportes tanto en el diseño, como en la ejecución y el seguimiento del proyecto y por lo general, pertenecen a la academia, el sector privado, organizaciones sociales, centros de investigación, etc.

3. DISEÑE INTEGRALMENTE SU PROYECTO

Trabaje con los beneficiarios y piense en todos los detalles

Todo proyecto que haga uso de TIC debe incorporar a los usuarios en todas sus etapas, así como garantizar que desde su diseño sean concebidos digitalmente y a lo largo de su ejecución, cumplir permanentemente con los requisitos de interoperabilidad, seguridad, accesibilidad y usabilidad, apertura, acceso a través de diferentes dispositivos y un esquema de conocimiento, uso y apropiación para un óptimo funcionamiento digital. Para ello debe implementar los siguientes lineamientos:

Estructure todo proyecto con un enfoque de arquitectura empresarial

Todo proyecto que haga uso de las TIC, debe ser analizado y estructurado desde las dimensiones de la arquitectura empresarial (arquitectura misional o de negocio, sistemas de información, información, infraestructura tecnológica, gobierno de TI, estrategia de T.I. y uso y apropiación), de tal manera que todos los proyectos que incorporen el uso de tecnología, contribuyan al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad, garanticen la calidad de los resultados esperados y estén alineados con los procesos estratégicos, misionales y operativos de la entidad.

Consulte los Lineamientos del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial (MinTIC, 2018)

Involucre a los usuarios en el diseño y ejecución del proyecto

La entidad debe garantizar la vinculación de los usuarios en las fases de diseño, ejecución, seguimiento y realimentación del proyecto, a fin de que sus características, necesidades e intereses, sean los que direccionen el desarrollo y utilización de las soluciones tecnológicas. En general, la entidad debe vincular a los usuarios en el desarrollo o mejora de:

  • Trámites y servicios para usuarios, ciudadanos y grupos de interés.
  • Procesos y procedimientos internos de la entidad.
  • Soluciones encaminadas a facilitar el análisis, consulta y explotación de datos e información.
  • Plataformas y herramientas tecnológicas, dispuestas para proveer información o interactuar con usuarios, ciudadanos y grupos de interés.
  • Soluciones tecnológicas que busquen resolver o abordar problemáticas o retos sociales en materia de salud, educación, empleo, alimentación, movilidad, medio ambiente, seguridad, vivienda, recreación, Objetivos de Desarrollo Sostenible, entre otros.

Identifique y gestione diferentes canales digitales de comunicación e interacción con los usuarios, de acuerdo con su caracterización.

Garantice que el proyecto sea ambientalmente sostenible

Todas las entidades públicas deben aplicar buenas prácticas para el manejo de residuos tecnológicos, adquirir equipos tecnológicos ambientalmente sostenibles, así como buscar que sus inversiones tecnológicas siempre cumplan con las especificaciones y normas internacionales o del Estado en materia ambiental en pro de garantizar tecnología ambientalmente sostenible. Haga uso de los siguientes documentos y recomendaciones:

  • Política nacional sobre gestión adecuada de residuos de aparatos eléctricos y electrónicos del Ministerio del Medio Ambiente (Min Ambiente, 2018)
  • Guía No. 1 Uso eficiente del Papel (buenas prácticas) (MinTIC, s.f.)
  • Guía No. 2 Uso eficiente del Papel (primeros pasos) (MinTIC, s.f.)

Verifique la aplicación de Servicios Ciudadanos Digitales en el proyecto

Identifique si su proyecto busca optimizar o facilitar el acceso adecuado a los servicios que presta la entidad para ciudadanos, usuarios o grupos de interés, a través de medios electrónicos. En este caso, es necesario identificar la aplicabilidad del título 17 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, que establece los lineamientos para la prestación de los servicios ciudadanos digitales y los clasifica en básicos y especiales.

Los servicios básicos son autenticación biométrica, autenticación con cédula digital, autenticación electrónica, carpeta ciudadana e interoperabilidad. Los servicios especiales, son aquellos relacionados con el desarrollo de aplicaciones o de soluciones informáticas, que pueden ser de interés para la administración o cualquier interesado en el marco de la prestación de los servicios ciudadanos digitales básicos.

Para iniciar la implementación de los servicios ciudadanos digitales, aplique los lineamientos del anexo No. 4 del presente documento.

Incorpore los principios de diseño de servicios digitales

Todo proyecto que haga uso de TIC, debe ser diseñado para que desde el principio garantice interoperabilidad, seguridad y privacidad de la información, accesibilidad, usabilidad, apertura y ubicuidad, teniendo en cuenta las necesidades y características de los usuarios.

Todos los nuevos trámites, servicios o procesos creados por la entidad, deben nacer digitales.

Para el caso de los proyectos que buscan hacer mejoras o ajustes a los sistemas existentes, deberán incorporar estos atributos de acuerdo al tipo de infraestructura tecnológica con que cuente la entidad y el nivel de avance en la implementación del Marco de Arquitectura, el Modelo de Seguridad y privacidad de la información y el Modelo de Servicios Ciudadanos Digitales.

Los principios a considerar en el diseño o incorporar en la infraestructura existente son:

  • Interoperabilidad: todo proyecto que incorpore el uso de las TIC y genere información, debe asegurar la implementación del marco de interoperabilidad, a fin de desarrollar capacidades para el intercambio fácil, seguro y transparente de la información entre entidades públicas y de ser necesario, con entidades privadas. Conozca y aplique el marco de interoperabilidad, sus documentos y manuales en el sitio web del Marco:
    - Marco de interoperabilidad (MinTIC, s.f.)17
    - Leguaje Común de Intercambio de Información (MinTIC, s.f.)
    - Documentos y manuales (MinTIC, s.f.)18
  • Seguridad y Privacidad de la Información: todo proyecto que incorpore el uso de las TIC, debe aplicar desde su concepción y diseño, el MSPI a nivel de procesos, sistemas de información e infraestructura tecnológica. Conozca el MSPI, y sus guías en el sitio web del Modelo (MinTIC, s.f.)
    Adicionalmente, el proyecto debe garantizar el cumplimiento de la normatividad de protección de datos personales consagrada en la Constitución Política, en la Ley 1581 de 2012 y en sus decretos reglamentarios.
  • Accesibilidad y usabilidad: de acuerdo con la caracterización de usuarios, ciudadanos y grupos de interés de la entidad, ésta debe garantizar que las páginas web, portales web y sistemas de información web con sus respectivos contenidos, cuenten con características técnicas y funcionales que permitan al usuario percibir, entender, navegar e interactuar adecuadamente.
    Esto también incluye que las personas con discapacidad sensorial puedan acceder de manera autónoma e independiente a dichas páginas, portales y sistemas de información web. Implemente pruebas de accesibilidad y usabilidad con los usuarios, para determinar ajustes a realizar y atributos a incorporar.
    Así mismo, la entidad debe garantizar que los contenidos audiovisuales cuenten con audio descripción, subtitulado, closed caption y lengua de señas. En ese orden, priorice los contenidos más relevantes, más usados o más demandados por los usuarios. Para ello, aplique:
    - Norma Técnica de Accesibilidad 5854 disponible en el sitio web del ICONTEC (INCONTEC, s.f.)
    - La Guía interactiva de implementación de la NTC 5854 (MinTIC, s.f.)
    - La guía de usabilidad disponible en el sitio web de Gobierno Digital (MinTIC, s.f.)
  • Apertura: todo proyecto que incorpore el uso de las TIC y genere información, debe contar con sistemas de información que permitan la generación de datos abiertos de manera automática para su publicación, uso y reutilización. Tenga en cuenta que los datos abiertos no son contrarios a la protección de datos personales, pues si existe información asociada a datos personales que puede ser valiosa como dato abierto, es posible desarrollar acciones de anonimización para eliminar la información sensible que afecta a personas u organizaciones y cuya identidad debe protegerse legalmente, para conocer sobre datos personales, datos sensibles, tipos de información personal y las condiciones para su tratamiento, consulte la Ley 1581 de 2012, así como la Ley 1266 de 2008.
    De igual manera, es deseable que se privilegie el uso o desarrollo de software con licencias de código abierto, a fin de posibilitar su publicación y reutilización sin costo. Consulte y aplique las directrices del portal de Software Público (MinTIC, s.f.)
    Adicionalmente, la entidad debe cumplir lo dispuesto en la Resolución No. 3564 de 2015, en donde se establecen los estándares para publicación y divulgación de la información. Para ello, haga uso de los siguientes instrumentos:
    - Guía de datos abiertos en Colombia. (MinTIC, s.f.)
    - Portal de datos abiertos. (MinTIC, s.f.)
    - Resolución 3564 de 2015 – Reglamentaria de la Ley de 1712 de 2014. (MinTIC, s.f.)
  • Ubicuidad: todo proyecto que incorpore el uso de TIC y disponga herramientas para la consulta y aprovechamiento de información, así como para realizar transacciones con usuarios, ciudadanos y grupos de interés, debe facilitar el acceso a dichos servicios a través de dispositivos móviles como celulares y tabletas, logrando que el servicio pueda ser usado en cualquier momento, en cualquier dispositivo y cualquier lugar. Lo anterior, de acuerdo con las necesidades y características de los usuarios.

  • Uso de tecnologías emergentes: todas las entidades deben identificar y evaluar la posibilidad de usar tecnologías emergentes para el desarrollo de sus proyectos. Actualmente en el sector público se vienen aplicando tecnologías emergentes como internet de las cosas (IoT por su sigla en inglés de Internet of Things), blockchain, robótica, inteligencia artificial, entre otras, para mejorar tiempos de respuesta al ciudadano, contar con información en tiempo real para la toma de decisiones, realizar actividades de monitoreo y generación de alertas tempranas, entre otros. Para el caso de las entidades nacionales, sus planes de transformación digital deben incorporar el uso de tecnologías emergentes.

    Consulte la definición de estas tecnologías en el glosario del presente documento y conozca los siguientes casos de aplicación de tecnologías emergentes en el sector público, publicados en el sitio web del Centro de Innovación Pública Digital, en:
    - Uso de computación cognitiva para evaluación de preguntas abiertas en las pruebas del ICFES. (MinTIC, s.f.) 
    - Mejoramiento de la seguridad de los servicios del Estado: verificación de identidad e integridad de documentos, a través de Blockchain. (MinTIC, s.f.)
    - Datos Contra el Contrabando – DIAN. (MinTIC, s.f.)

4. GESTIONE EL PROYECTO DE PRINCIPIO A FIN

Garantice buenos resultados y satisfacción de necesidades

La entidad debe garantizar que el proyecto o iniciativa que haga uso de TIC cuente con un conjunto de acciones que permitan una adecuada ejecución, seguimiento y realimentación, de manera que se cumpla con lo planeado y que se satisfagan las necesidades y problemáticas identificadas desde e l inicio. Para ello debe implementar los siguientes lineamientos:

Defina y ejecute el ciclo de gestión del proyecto

Todo proyecto que incorpore el uso de TIC debe ser gestionado a través de un ciclo de actividades que incorpore las fases de planeación, diseño, implementación, pruebas, puesta en producción y realimentación. En esta última parte, es fundamental realizar el balance de las adquisiciones, los resultados y las decisiones tomadas durante la ejecución del proyecto para garantizar la sostenibilidad técnica y financiera y realimentar el ciclo PHVA.

Para ello, aplique buenas prácticas de gestión de proyectos, metodologías ágiles para la gestión de proyectos y las guías y estándares definidos en el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial. (MinTIC, 2018)

Gestione la información como un producto o servicio de calidad

Todas las entidades públicas deben garantizar la calidad de la información durante todo el ciclo de vida: desde la creación y el almacenamiento inicial, hasta el momento en que es eliminada. Para definir y ejecutar el ciclo de vida de la información, use las siguientes guías del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial:

  • Cómo construir el catálogo de Componentes de Información. (MinTIC, s.f.)
  • Guía Técnica Gobierno del Dato. (MinTIC, s.f.)
  • Guía Técnica Ciclo de Vida del Dato. (MinTIC, s.f.)
  • Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos. (MinTIC, s.f.)

Desarrolle un esquema de seguimiento y evaluación

Todas las entidades públicas deben desarrollar una cultura de evaluación y seguimiento al desempeño, capacidad, efectividad, costos, pertenencia y demás criterios de calidad que se definan para medir la ejecución de los proyectos que hagan uso de TIC.

Para ello deben definir indicadores de proceso, resultado e impacto, realizar medición, publicar resultados y a partir de estos, iniciar acciones correctivas o de mejora continua.

Desarrolle acciones de mejora continua

Las entidades públicas deben realizar diferentes pruebas (iterar) para mejorar frecuentemente los servicios digitales con el propósito de fortalecer frecuentemente los servicios prestados.

Estrategia de gestión de conocimiento, uso, apropiación y divulgación.

Todo proyecto que haga uso de TIC debe contar con una estrategia específica de conocimiento, uso, apropiación y divulgación, de manera que la entidad desarrolle acciones concretas para generar capacidades digitales a nivel de los servidores públicos de la entidad, así como de ciudadanos, usuarios y grupos de interés relacionados con el proyecto.

Esta estrategia debe estar alineada con las políticas y procesos de comunicación de la entidad, así como con las dimensiones de información y comunicación, y gestión del conocimiento (definidas desde el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG), garantizando armonizar la iniciativa con el entorno organizacional y que el conocimiento generado, se convierta en insumo clave para el aprendizaje y la evolución de la entidad.

Para el caso de los servidores públicos, desarrolle acciones de capacitación, formación y entrenamiento para el fortalecimiento de las competencias en T.I., en articulación con la política de gestión estratégica del talento humano. Para el caso de ciudadanos, usuarios y grupos de interés, desarrolle acciones para promover el acceso, conocimiento, uso y apropiación, en articulación con las políticas de participación, servicio al ciudadano y anticorrupción, entre otras.

La entidad debe hacer seguimiento y medición al nivel de acceso y uso de plataformas y herramientas tecnológicas, a fin de determinar su nivel de uso, impacto y aprovechamiento por parte de los usuarios.